Sprintübergänge gibt es gar nicht.
Zumindest sieht sie der Scrum Guide nicht vor. Denn es ist besser, die Events Review, Retrospecive und Refinement und Planning getrennt von einander abzuhandeln.* Sprich: An unterschiedlichen Tagen. Oder zumindest in separaten Sitzungen.
Wir befinden uns aber nicht immer agilen „Lala-Land“, wo alles perfekt ist. Dann müssen Teams eben doch alles in einer Sitzung erledigen.
In solchen Fällen gilt das Prinzip „The Art of the Possible“. So zumindest lehren mich das meine Mentoren und Kollegen Jan Fischbach und Marc Kaufmann (ScrumEvents). Und meine Erfahrung.
Hier deswegen eine kleine persönliche Anleitung zum Sprintübergang. So gehe ich vor allem dann vor, wenn ich arbeite ohne vorher großes agiles Scrum-Gedöns zu veranstalten. Wenn ich mehr oder minder „verdeckt“ agil arbeite, ohne Scrum und agile Arbeitsrahmen großartig zu thematisieren. Dann, wenn ich gleich mit den Teams zur Tat schreite, um Probleme zu lösen.
Ziel ist dabei immer, dass die Gruppe ihre (z.B. 14tägigen) Sprintübergänge so bald wie möglich selbst moderiert. Ohne meine oder sonstige externe Hilfe.
Anleitung zum Sprintübergang
1. ModeratorIn bestimmen
- Statt eines/r festen Moderators/Moderatorin könnten sich die Teammitglieder auch abwechseln.
2. Happiness-Index
- Auf dem Flipchart wird eine Skala von 1 bis 5 gezeichnet. Die Bedeutung der unterschiedlichen Stufen:
1 = Unerträglich. Ich will hier weg.
2 = Schlimm, aber es gibt Hoffnung.
3 = Gerade so erträglich. Es gibt noch viel zu tun.
4 = Läuft. Wenn wir jetzt noch…, dann bin ich voll zufrieden
5 = Alles super gut. Geht nicht besser.
- Die TeilnehmerInnen tragen nun (entweder offen oder geheim, z.B. auf dem umgedrehten Flipchart) ein, wie zufrieden sie momentan (heute! jetzt!) mit der Situation im Team oder im Prozess sind?
- Das Ergebnis wird nun allen gezeigt. Die anschließende (selbstreflexive) Frage: Was brauche ich/brauchen wir, um eine Stufe höher zu kommen? (Kaizen!!!).
- Zur Einordnung und als Faustregel halte ich mich an Folgendes: Was sich rechts von der 3 bewegt, ist im grünen Bereich. Das Team befindet sich im entspannten Verbesserungsmodus. Gibt es Einordnungen links von der drei, ist das eine Störung, die unbedingt an- und vorrangig an und gegebenenfalls besprochen werden sollte.
3. Was haben wir in den letzten zwei Wochen erarbeitet? (Review)
- Was haben wir von dem geschafft, was wir uns vorgenommen haben (Sprintziel erreicht)?
- Wie zufrieden sind wir und unsere Stakeholder damit?
- Was ist nachzuarbeiten?
- Ist es immer noch so wichtig, dass wir uns sofort drum kümmern müssen?
- Wenn nein, was ist wichtiger (Backlog betrachten)? Etc.
4. Backlog sichten (Refinement): Was ist generell zu erledigen?
- Gemeinsam fragen und diskutieren!
- Um welche Themen und Aufgaben haben wir uns insgesamt (kurz-, mittel- und langfristig) zu kümmern?
- Fehlt etwas?
- Ist etwas Neues, Wichtiges dazugekommen?
- Was ist wie wichtig?
- Was sind die wichtigsten Punkte im Backlog? Die kommen nach oben.
- Kann man sie in den nächsten zwei Wochen fertig bearbeiten?
- Wenn nicht, was sind Einzelschritte, die wir angehen können, damit wir zumindest mit der Umsetzung beginnen können.
5. Umsetzung planen (Sprintplanung): Was ist zu tun?
- Das Ziel ist, dass die geplanten Aufgaben am Ende des Sprints zu 100% fertiggestellt sind!
- Welche Themen und Dinge nehmen wir uns für die nächsten zwei Wochen vor?
- Was ist so wichtig, dass wir es in den nächsten zwei Wochen angehen?
- Welche konkreten Ergebnisse wollen wir dabei in der nächsten Sitzung in zwei Wochen haben?
- Was sind realistische Ergebnisse?
- Bringen sie uns, unsere MitarbeiterInnen, Kunden oder Stakeholder wirklich weiter?
- Bringt das, was wir da gerade planen zu tun, in unserem Verbesserungsprozess weiter?
- Warum?
Tipp: Lieber erst einmal weniger vornehmen, also lieber erst zwei, drei kleinere Themen angehen!
6. Gemeinsam lernen und organisieren (Retrospektive)
- Was hat generell in der Zusammenarbeit am Sprintziel gut geklappt?
- Kurz und knappe Manöverkritik, möglichst ohne viel allgemeines Wehklagen.
- Fokus immer wieder auf einzelne zu verbessernde Details.
- Was ist uns gut gelungen? Was weniger?
- Was lernen wir daraus?
- Ist uns allen klar, was wir übergeordnet erreichen sollen oder wollen und warum (Vision)?
- Was können wir generell verbessern?
- Was heißt das konkret für die Umsetzung?
- Welche ein bis zwei (kleinere) Verbesserungsmaßnahmen für die gemeinsame Zusammenarbeit (nicht: jeder in seinem Bereich!) nehmen wir uns konkret für die nächsten zwei Wochen vor (Kaizen)?
Wichtig: Vereinbart UNBEDINGT mindestens eine Maßnahme!
Keine Retrospektive ohne Kaizen!!!
7. Happiness Index
- Wie oben.
- Wie geht’s mir jetzt JETZT auf einer Skala zwischen 1 bis 5?
8. Blitzlicht (Return on time invested)
- Kurzes Feedback, wer mag: Inwiefern hat das Meeting mir und uns etwas gebracht?
- Was war gut?
- Was wünsche ich mir für den nächsten Übergang?
- Was kann man generell im Meeting verbessern, was wünsche ich mir generell oder konkret für die Zusammenarbeit?
Abschließend ein paar allgemeine Tipps
- Macht möglichst alles sichtbar!
- Benutzt Post-ITs, das Flipchart oder sonstige digitale Tools!
- Immer! Das hilft Euch in der Arbeit und der Diskussion.
- Denn: Nur was sichtbar ist, kann gemanagt werden!
- Und es hilft Euch beim Dokumentieren (Fotos statt Schreibarbeit!)
Was mir sonst noch dazu einfällt
* Streng genommen heißt es: Sprint Planning, Sprint Review, Sprint Retrospective und Backlog Refinement. For the record.