10. März 2021

Die acht Schritte eines SprintübergangsEight Steps of a Sprint Transition

Sprintübergänge gibt es gar nicht.

Zumindest sieht sie der Scrum Guide nicht vor. Denn es ist besser, die Events Review, Retrospecive und Refinement und Planning getrennt von einander abzuhandeln.* Sprich: An unterschiedlichen Tagen. Oder zumindest in separaten Sitzungen.

Wir befinden uns aber nicht immer agilen „Lala-Land“, wo alles perfekt ist. Dann müssen Teams eben doch alles in einer Sitzung erledigen.

In solchen Fällen gilt das Prinzip „The Art of the Possible“. So zumindest lehren mich das meine Mentoren und Kollegen Jan Fischbach und Marc Kaufmann (ScrumEvents). Und meine Erfahrung.

Hier deswegen eine kleine persönliche Anleitung zum Sprintübergang. So gehe ich vor allem dann vor, wenn ich arbeite ohne vorher großes agiles Scrum-Gedöns zu veranstalten. Wenn ich mehr oder minder „verdeckt“ agil arbeite, ohne Scrum und agile Arbeitsrahmen großartig zu thematisieren. Dann, wenn ich gleich mit den Teams zur Tat schreite, um Probleme zu lösen.

Ziel ist dabei immer, dass die Gruppe ihre (z.B. 14tägigen) Sprintübergänge so bald wie möglich selbst moderiert. Ohne meine oder sonstige externe Hilfe.

Anleitung zum Sprintübergang

1. ModeratorIn bestimmen

  • Statt eines/r festen Moderators/Moderatorin könnten sich die Teammitglieder auch abwechseln.

2. Happiness-Index

  • Auf dem Flipchart wird eine Skala von 1 bis 5 gezeichnet. Die Bedeutung der unterschiedlichen Stufen:

1 = Unerträglich. Ich will hier weg.
2 = Schlimm, aber es gibt Hoffnung.
3 = Gerade so erträglich. Es gibt noch viel zu tun.
4 = Läuft. Wenn wir jetzt noch…, dann bin ich voll zufrieden
5 = Alles super gut. Geht nicht besser.

  • Die TeilnehmerInnen tragen nun (entweder offen oder geheim, z.B. auf dem umgedrehten Flipchart) ein, wie zufrieden sie momentan (heute! jetzt!) mit der Situation im Team oder im Prozess sind?
  • Das Ergebnis wird nun allen gezeigt. Die anschließende (selbstreflexive) Frage: Was brauche ich/brauchen wir, um eine Stufe höher zu kommen? (Kaizen!!!).
  • Zur Einordnung und als Faustregel halte ich mich an Folgendes: Was sich rechts von der 3 bewegt, ist im grünen Bereich. Das Team befindet sich im entspannten Verbesserungsmodus. Gibt es Einordnungen links von der drei, ist das eine Störung, die unbedingt an- und vorrangig an und gegebenenfalls besprochen werden sollte.

3. Was haben wir in den letzten zwei Wochen erarbeitet? (Review)

  • Was haben wir von dem geschafft, was wir uns vorgenommen haben (Sprintziel erreicht)?
  • Wie zufrieden sind wir und unsere Stakeholder damit?
  • Was ist nachzuarbeiten?
  • Ist es immer noch so wichtig, dass wir uns sofort drum kümmern müssen?
  • Wenn nein, was ist wichtiger (Backlog betrachten)? Etc.

4. Backlog sichten (Refinement): Was ist generell zu erledigen?

  • Gemeinsam fragen und diskutieren!
  • Um welche Themen und Aufgaben haben wir uns insgesamt (kurz-, mittel- und langfristig) zu kümmern?
  • Fehlt etwas?
  • Ist etwas Neues, Wichtiges dazugekommen?
  • Was ist wie wichtig?
  • Was sind die wichtigsten Punkte im Backlog? Die kommen nach oben.
  • Kann man sie in den nächsten zwei Wochen fertig bearbeiten?
  • Wenn nicht, was sind Einzelschritte, die wir angehen können, damit wir zumindest mit der Umsetzung beginnen können.

5. Umsetzung planen (Sprintplanung): Was ist zu tun?

  • Das Ziel ist, dass die geplanten Aufgaben am Ende des Sprints zu 100% fertiggestellt sind!
  • Welche Themen und Dinge nehmen wir uns für die nächsten zwei Wochen vor?
  • Was ist so wichtig, dass wir es in den nächsten zwei Wochen angehen?
  • Welche konkreten Ergebnisse wollen wir dabei in der nächsten Sitzung in zwei Wochen haben?
  • Was sind realistische Ergebnisse?
  • Bringen sie uns, unsere MitarbeiterInnen, Kunden oder Stakeholder wirklich weiter?
  • Bringt das, was wir da gerade planen zu tun, in unserem Verbesserungsprozess weiter?
  • Warum?

Tipp: Lieber erst einmal weniger vornehmen, also lieber erst zwei, drei kleinere Themen angehen!

6. Gemeinsam lernen und organisieren (Retrospektive)

  • Was hat generell in der Zusammenarbeit am Sprintziel gut geklappt?
  • Kurz und knappe Manöverkritik, möglichst ohne viel allgemeines Wehklagen.
  • Fokus immer wieder auf einzelne zu verbessernde Details.
  • Was ist uns gut gelungen? Was weniger?
  • Was lernen wir daraus?
  • Ist uns allen klar, was wir übergeordnet erreichen sollen oder wollen und warum (Vision)?
  • Was können wir generell verbessern?
  • Was heißt das konkret für die Umsetzung?
  • Welche ein bis zwei (kleinere) Verbesserungsmaßnahmen für die gemeinsame Zusammenarbeit (nicht: jeder in seinem Bereich!) nehmen wir uns konkret für die nächsten zwei Wochen vor (Kaizen)?

Wichtig: Vereinbart UNBEDINGT mindestens eine Maßnahme!
Keine Retrospektive ohne Kaizen!!!

7. Happiness Index

  • Wie oben.
  • Wie geht’s mir jetzt JETZT auf einer Skala zwischen 1 bis 5?

8. Blitzlicht (Return on time invested)

  • Kurzes Feedback, wer mag: Inwiefern hat das Meeting mir und uns etwas gebracht?
  • Was war gut?
  • Was wünsche ich mir für den nächsten Übergang?
  • Was kann man generell im Meeting verbessern, was wünsche ich mir generell oder konkret für die Zusammenarbeit?

Abschließend ein paar allgemeine Tipps

  • Macht möglichst alles sichtbar! 
  • Benutzt Post-ITs, das Flipchart oder sonstige digitale Tools!
  • Immer! Das hilft Euch in der Arbeit und der Diskussion.
  • Denn: Nur was sichtbar ist, kann gemanagt werden!
  • Und es hilft Euch beim Dokumentieren (Fotos statt Schreibarbeit!)

Was mir sonst noch dazu einfällt

* Streng genommen heißt es: Sprint Planning, Sprint Review, Sprint Retrospective und Backlog Refinement. For the record.

 

There is no such thing as a sprint transition.

At least the Scrum Guide does not provide for them. For good reasons.Because it is better to deal with the Review, Retrospective and Refinement and Planning events in separate sessions*, i.e. on other days or at least in different sessions.

But we don’t always live in agile „Lala land“ where everything is perfect. Teams then have to do it all the work in one session.
In such cases, the principle of „The Art of the Possible“ applies. At least that’s what my mentors and colleagues Jan Fischbach and Marc Kaufmann (ScrumEvents) teach me. And also my experience.

Therefore,this little personal guidance on the sprint transition. It’s how I deal with it, especially when I work “ undercover“ in an agile way, without making Scrum and agile working frameworks a big issue. When I go straight into action with the teams to solve problems.

The aim is always that the group facilitates their (e.g. fortnightly) sprint transitions themselves as soon as possible. Without my or any other external help.

Sprint transition guide

1. Appoint Moderator

  • Instead of a fixed moderator, the team members could also take turns.

2. Happiness Index

  • A scale from 1 to 5 is drawn on the flipchart. The meaning of the different levels:

1 = Unbearable. I want to get out of here.
2 = Bad, but there is hope.
3 = Just about bearable. There is still a lot to do.
4 = Running. If we can just…, then I’ll be completely satisfied.
5 = Everything is super good. Couldn’t be better.

  • The meeting participants now enter (either openly or secretly, e.g. on the flipchart turned around) how happy they are at the moment (today! now!) with the situation in the team or in the process?
  • The result is now shown to everyone. The subsequent (self-reflective) question: What do I/we need to move up a level? (Kaizen!!!).
  • As a rule of thumb, I stick to the following: Everything to the right of the 3 is OK. The team is in relaxed improvement mode. If there is any indication oto the left of the three, this definitely is to be addressed and discussed with priority.

3. What have we worked on in the last two weeks? (Review)

  • Have we achieved of what we set out to do (have we achieved our sprint goal)?
  • Are we satisfied with that? What about our stakeholders?
  • What needs to be reworked?
  • Is it still so important that we have to take care of it immediately?
  • If not, what is more important (look at the backlog)? Etc.

4. Backlog Views (Refinement): What are the to dos in general?.

  • Discuss this together!
  • What topics and tasks do we have to take care of as a whole (in the short, medium and long term)?
  • Is something missing?
  • Anything new, important has been added?
  • What is important and how?
  • What are the most important items in the backlog? They go to the top.
  • Can they be finished in the next two weeks?
  • If not, what are individual steps we can tackle so that we can at least start implementing them.

5. Plan Implementation (Sprint Planning): What Needs to be Done?

  • The goal is to have 100% of the planned tasks completed by the end of the sprint!
  • What are the issues and tasks we take on for the next two weeks?
  • What is important enough to tackle it in the next two weeks?
  • What concrete results do we want to achieve in the next meeting in a fortnight?
  • What are realistic results?
  • Do they really help us, our employees, customers or stakeholders?
  • Is what we are planning to do really going to help us in our improvement process?
  • Why?

Tip: It’s better to do less first, so better to tackle two or three smaller issues first!

6. Learning and Organising Together (Retrospective)

  • In general, what worked well in the collaboration on the sprint goal?
  • Short and concise manoeuvre critique, if possible PLEASE do it without a lot of general lamentation.
  • Focus again and again on specific details to be improved.
  • What did we do well? What not so much?
  • What do we learn from this?
  • Is it clear to all of us what we should or want to achieve on a higher level and why (vision)?
  • What can we improve in general?
  • What does this mean in concrete terms for implementation?
  • Which one or two (smaller) improvement measures for the joint collaboration (not: each in his or her own area!) do we specifically plan for the next two weeks (Kaizen)?

Important: ALWAYS agree on at least one measure!
No retrospective without Kaizen!!!

7. Happiness Index

  • As above.
  • How am I doing NOW on a scale between 1 to 5?

8. Flashlight (Return on Time Invested)

  • Short feedback, voluntarily: To what extent did the meeting benefit me and us?
  • What was good?
  • What do I wish for the next transition?
  • What can we improve for holding this meeting in generally, what do I wish for the future in general or specifically for the co-operation?

Finally, a Few General Tips

  • Make everything visible if possible!
  • Use Post-Its, flipchart or other digital tools!
  • Always! This will help you in your work and discussion.
  • Because: Only what is visible can be managed!
  • And it helps you document (photos instead of paperwork!)

What Else Comes To My Mind

* Strictly speaking, it is called: Sprint Planning, Sprint Review, Sprint Retrospective and Backlog Refinement. For the record.