Die vielen bunten Zettel an Wand und Fenster – was soll das nochmal?
1. Sie sind praktisch. Und professionell.
Ja, gut, Moderationskarten tun es natürlich auch. Die lassen sich aber nicht auf die selbe, sehr leichte und doch fixierende Art an Wand, Fenster, Stühle und Schränke bringen und dann auch in der hitzigen Debatte umhängen, sortieren etc.
Doch genau darum geht es. Post-Its sind ein unentbehrliches Profi-Werkzeug für die Teamarbeit.
2. Sie helfen gute, zielführendere Gespräche zu führen, unterschiedliche Sichtweisen zusammenzuführen und gute Lösungen zu finden.
Jedes Mitglied bringt eigene Erfahrungen, Perspektiven und Know-How mit. Um mehr aus einem Team herauszuholen als nur die Summe der einzelnen Teile (wenn überhaupt), ist die Zusammenarbeit so zu organisieren, dass all diese Expertise integriert wird.
Wie? Natürlich zunächst, indem die Teammitglieder miteinander sprechen. Also in – am besten gut moderierten – Gesprächen, in welchen die Teammitglieder Gedanken und Ideen zu einem Thema fokussiert austauschen.
Wenn währenddessen die wichtige Punkte notiert werden, hilft das, Sachverhalte konkret zu benennen und zu beschreiben. Dadurch – und das ist auch schon der ganze, wenn auch sehr effektive Trick – bekommen sie eine Gestalt und eine Form, die für alle am Gespräch Beteiligten zu sehen ist.
Diese Gestalt kann jetzt im weiteren Gespräch geklärt, verändert, angepasst werden. Z.B. indem Fragen gestellt werden: „Was meinst du denn mit…“, „Sprechen wir hier über dasselbe…?“, „Ein anderer Aspekt ist für mich wichtiger…“.
Diese Diskussionen und Konversationen sorgen dafür, dass das Team Meinungen und Ansichten integriert, Unwichtiges von Wichtigem trennt und – bei allen, vielleicht sogar konfliktreichen Meinungsverschiedenheiten, die das mit sich bringt – zu einer gemeinsamen Linie findet.
Hier zeigen die kleinen bunten Haftzettel, warum sie ein so überragendes Team-Werkzeug sind.
Denn es gilt die Regel: Nur was sichtbar ist, lässt sich managen.
Und das tun Post-Its. Sie machen sichtbar, was gemanagt werden muss. Und sie helfen durch die anschließende Diskussionen, dass sie auch gemanagt werden.
3. Das gesprochene Wort verfliegt. Geschriebenes bleibt.
Klar ist das eine Frage der Disziplin. Insgesamt aber ist die Wahrscheinlichkeit zumindest vergleichsweise hoch, dass Punkte, die notiert und für jedermann und jederfrau sichtbar an der Wand hängen, auch tatsächlich diskutiert, priorisiert und zur Entscheidung gebracht werden – und sei es nur nur temporär („Das besprechen wir beim nächsten Mal.“).
Das ist der große große GROSSE Unterschied zu bloß Gesagtem, das eben sehr sehr SEHR leicht Gefahr läuft, vergessen oder – wahrscheinlicher noch – von anderen, vermeintlich wichtigeren Diskussionsthemen in den Hintergrund gedrängt zu werden.
Das bringt mich zum nächsten Punkt:
4. Diskussionen und Gespräche werden besser.
Und zwar, weil so wichtige Punkte zur Diskussion eingereicht werden können, die ohne Visualisierung, also in einer reinen Gesprächsrunde vielleicht noch nicht mal die Chance hätten überhaupt erwähnt zu werden.
Durch das schriftliche Abfragen und Fixieren auch von spontanen Punkten oder Gedanken kann der Input aller in der Gruppe abgefragt und in die Runde gegeben werden. Auch jener von stilleren, introvertierteren Experten im Team, die vom meinungsführendem Alpha-Personal ja doch oft übertönt werden.
Zudem werden Gespräche zwangsläufig zielgerichteter. Denn der Runde wird ja ständig eine Frage buchstäblich vor Augen geführt: Was machen wir jetzt eigentlich mit dem all dem Gesammelten an der Wand?
5. Sie helfen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Das Tun.
Gespräche sind natürlich gut und wichtig. Denn so tauschen wir Meinungen, Gedanken und Positionen aus und loten den besten gemeinsamen Weg aus. Mit diesem kommunikativen Akt erschaffen wir das, was man gemeinhin Organisation nennt. Das ist – wie gesagt – zweifelsfrei sehr wichtig und gut.
Trotzdem macht es Sinn, sich immer wieder vor Augen zu führen, dass Gespräche, Meetings und Absprachen – man könnte auch „Organisation“ sagen – generell eben nur Mittel zum unternehmerischen Zweck ist.
Dieser Zweck heißt: Gute Entscheidungen treffen, um damit oder danach zügig zufriedenstellende und wertschöpfende Ergebnisse zu produzieren. Also ist vornehmliche Aufgabe von Teams, aufgrund der gesammelten Erfahrung und Expertise Wichtiges von Unwichtigem zu trennen.
Egal wie Sie dabei Visualisierung ausgestalten (am besten haptisch, nicht elektronisch), sie wird Ihnen und Ihrem Team genau dabei nicht nur helfen, gute Entscheidungen zu treffen und gute Ergebnisse zu produzieren. Vielmehr wird Ihnen das NUR mit Visualisierung gelingen.
Viel Spaß dabei! Denn das kann und darf Arbeit ja auch machen! 🙂
Literatur & Links
- Patton, Jeff: User Story Mapping- Nutzerbedürfnisse besser verstehen als Schlüssel für erfolgreiche Produkte.
- Rodehack, Edgar: Moderieren und Präsentieren. Eine kommentierte Leseliste. Blogpost auf Teamworkblog
- Rodehack, Edgar: Werkzeugpflege Moderation, Facilitation & Coaching. Blogpost auf Teamworkblog
All those colorful sticky notes on the wall and window – what’s the point again?
1. They are practical. And professional.
Yes, well, moderation cards do the trick, of course. But they can’t be put on walls, windows, chairs and cabinets in the same very easy yet fixing way and then also rearranged, sorted etc. in the heated debate.
But that’s exactly the point. Post-Its are an essential professional tool for teamwork
2. They help to have good, more purposeful conversations, bring together different perspectives and find good solutions.
Each member contributes their own experiences, perspectives, and know-how. To get more out of a team than just the sum of its parts (if any), organize the collaboration to integrate all that expertise.
How? Of course, first by having the team members talk to each other. That is, in – ideally well-moderated – conversations in which team members exchange thoughts and ideas on a topic in a focused way.
If, during these discussions, the important points are noted down, this will help to name and describe the facts in concrete terms. In this way – and this is already the whole trick, albeit a very effective one – they are given a shape and a form that can be seen by all those involved in the conversation.
This shape can now be clarified, changed, adapted in the further conversation. E.g. by asking questions: „What do you mean by…“, „Are we talking about the same thing…?“, „Another aspect is more important for me…“.
These discussions and conversations ensure that the team integrates opinions and views, separates the unimportant from the important and – with all, perhaps even conflictual disagreements that this entails – finds a common ground
Here, the little colorful sticky notes show why they are such a superior team tool.
Because the rule applies: Only what is visible can be managed
And that’s what Post-Its do. They make visible what needs to be managed. And they help by the following discussions that they are indeed managed.
3. The spoken word evaporates. Written remains.
Clearly, this is a matter of discipline. But overall, it is at least comparatively likely that items that are noted down and posted on the wall for anyone and everyone to see will actually be discussed, prioritized, and brought to a decision – even if only temporarily („We’ll discuss that next time.“).
That is the big big BIG difference to the stuff that is just said, which runs the risk of being forgotten very VERY easily or – even more likely – pushed into the background by other, seemingly more important topics of discussion.
Which brings me to my next point:
4. Discussions and conversations are getting better.
And that’s because it allows important points to be submitted for discussion that might not even have a chance of being mentioned without visualization, i.e. in a purely conversational session.
By asking for and fixing even spontaneous points or thoughts on Post-Its, the input of everyone in the group can be asked for and given to the group. Even those quieter, more introverted experts in the team, who are often overshadowed by the opinion-leading alpha personnel.
In addition, conversations inevitably become more goal-oriented. Because the circle is constantly presented with a question that is literally in front of their eyes: What do we actually do with what we have collected on the wall?
5. They help you focus on what’s important: Doing.
Conversations are, of course, good and important. Because that’s how we exchange opinions, thoughts and positions, and explore the best joint path. With this communicative act, we create what is commonly called organization. This is – as I said – undoubtedly very important and good.
Despite this, it makes sense to keep reminding ourselves that conversations, meetings and agreements are generally just means to an entrepreneurial purpose.
This purpose is called: Make good decisions in order to quickly produce satisfying and value-adding results. So the primary task of teams is to separate the important from the unimportant based on the accumulated experience and expertise.
No matter how you design visualization (preferably haptic, not electronic), it will help you and your team exactly not only to make good decisions and produce good results. Much more, you will succeed ONLY with visualization.
Have fun visualizing! Because that’s what work is about, too! 🙂