Manchmal erscheint es uns anders. Trotzdem sind wir Menschen geborene Optimierer. Alles, was wir tun, versuchen wir mit möglichst wenig Aufwand zu erledigen. „Maximale Effizienz!“ lautet unsere zutiefst verinnerlichte Devise. Eine erfolgversprechende Strategie in dieser Hinsicht ist, anderen Aufgaben und Verantwortungen zu übertragen. Warum fällt uns genau das aber oft so schwer?
Delegieren ist meist sogar die einzige Möglichkeit, Dinge erfolgreich zu erledigen.
Im Unternehmensalltag gilt das im Besonderen. Ein zufriedenstellendes Gesamtergebnis ist AUSSCHLIESSLICH durch die Verteilung von Aufgaben an Spezialisten möglich.
Merke deshalb: Verteilung und Delegieren ist gut. Man hat so ein paar Sorgen weniger.
Aber stimmt das?
Zwar möchten wir unsere Aufwände so gering wie möglich halten und uns auch gut dabei fühlen, wenn uns das gelingt. Um uns aber rundum wohlfühlen zu können, ist wichtig, dass wir ein Gefühl von Kontrolle darüber haben, wofür wir Verantwortung tragen.
Deshalb wird unsere Freude über das gute Gefühl, selbst weniger erledigen zu müssen, oft durch das mulmige Gefühl des Kontrollverlusts eingetrübt: Können wir wirklich darauf vertrauen, dass die Aufgabe in unserem Sinne erledigt wird?
Das Dilemma
Um dieses wahrlich klassische Dilemma aufzulösen, ist hilfreich, sich die allgemein vorherrschende Kontrollillusion zu verdeutlichen.
Die Wahrheit ist: Es gibt wenig, was wir so unter Kontrolle haben, als dass es tatsächlich von uns allein direkt zu beeinflussen ist. Selbst bei Angelegenheiten, die uns selbst betreffen und die wir offensichtlich selbst in der Hand haben, gelingt uns dies oft verdammt schwer.
Das weiß jeder, der sich schon einmal vorgenommen hat, wieder regelmäßig Sport zu treiben oder ein paar Pfund abzuspecken.
Wenn wir uns also selbst schon so schwer unter Kontrolle haben, können wir wirklich davon ausgehen, dies bei anderen zutun?
Vertrauen als Basis guter Ergebnisse
Ob eine delegierte Anforderung (oder auch nur Bitte) erfüllt wird, hängt grundsätzlich vom Können (individuelle Fähigkeiten und strukturelle Rahmenbedingungen) und vom Wollen (individuelle Motivation und Sinn) derjenigen ab, an welche die Aufgabe delegiert wird.
Auf beides haben Sie keinen oder fast keinen direkten Einfluss.
Angesichts dieser Erkenntnis sämtliche Sicherheits- und Überprüfungsmuster gänzlich über Bord zu werfen, wäre freilich fahrlässig.
Aber: Anzuerkennen, dass der eigene Einfluss generell begrenzt ist, nimmt Ihnen Druck und kann Ihren Fokus auf das lenken, was Sie tatsächlich selbst tun können. Nämlich zu entscheiden, was Sie aus der Hand geben wollen und können. Und wie Sie das tun.
Folgende Punkte können Ihnen dabei helfen, gut zu delegieren UND sich dabei wohl zu fühlen:
- Haben Sie Ihren begrenzten Einfluss auf die tatsächliche Ausführung und das Ergebnis im Hinterkopf! Reduzieren Sie so Ihren eigenen Erwartungsdruck!
- Prüfen Sie die generellen und individuellen Rahmenbedingungen und Motivationen möglichst genau, schätzen Sie sie realistisch ein! Seien Sie dabei ehrlich zu sich!
- Bedenken Sie die Möglichkeit des Nicht-Erreichens und kalkulieren Sie ein Scheitern ein. Was sind mögliche Konsequenzen? Wird die Welt untergehen? Was können Sie tun, um Risiken zu minimieren?
- Machen Sie sich und anderen die Hintergründe einer Aufgabe und deren Bedeutung klar – sprechen Sie Werte an!
- Prüfen Sie, ob und inwiefern der Kontrollaufwand, den Sie betreiben möchten, im Verhältnis zum Ergebnis steht!
VOR ALLEM ABER: Vertrauen Sie darauf, dass Ihre MitarbeiterInnen, KollegInnen, Chefs und Mitmenschen wie Sie selbst „ticken“ und sehr wahrscheinlich so gut wie immer (!) das selbe Ziel haben. Nämlich möglichst leicht möglichst große Erfolge feiern, sich beweisen und zeigen, dass sie verlässlich sind.
Ein solches Vorgehen macht dann sogar doppelt Sinn.
Ein solches Vorgehen macht dann sogar doppelt Sinn.Denn nicht nur ist vertrauensvolles Delegieren DIE Chance zur mentalen und emotionalen Entlastung für Sie selbst. Sondern auch zur großen Motivation für diejenigen, welchen Sie Aufgaben und Verantwortung übertragen.
Die beste Voraussetzung für entspannte, stabile Beziehungen – und optimale Ergebnisse.
Sometimes we may think it’s different. Nevertheless, we humans ARE born to constantly optimize. Everything we do, we try to do with as little effort as possible. „Maximum efficiency!“ is our deeply internalized motto. One promising strategy in this regard is to delegate tasks and responsibilities to others. But why is it that we often struggle to do just that?
Delegating is in fact the only way to get things done successfully, at least in most cases.
In everyday business, this is especially true. A satisfying overall result is EXCLUSIVELY possible by delegating tasks to specialists.
Mind you therefore: Allocation and delegation is GOOD. You have a lot less worries that way.
But is this really true?
Admittedly, we like to keep our efforts as low as possible, and we also like to feel good about ourselves when we succeed in doing so. Yet, in order to feel good all around, it’s important that we have a feeling of control over what we are responsible for.
That’s why our joy at the good feeling of having to do less ourselves is often clouded by the queasy sense of loss of control: Can we really trust that the task will be done in our best interest?
The Dilemma
To resolve this truly classic dilemma, it is helpful to consider the generally prevailing illusion of control.
The reality is: There is little over which we have any control such that it can actually be directly influenced by us alone. Even in matters involving ourselves, and which we clearly have (or should have) control over, we often find it pretty hard to do so
Anyone knows this who has ever made a resolution to start exercising regularly again or to lose a few pounds.
So if we already have such a hard time controlling ourselves, can we really expect to do so with others?
Trust as the basis of good results
Whether a delegated requirement (or even request) is fulfilled depends fundamentally on the ability (individual capabilities AND structural framework) and the willingness (individual motivation and intention) of those to whom the task is delegated.
On both you have no or almost no direct influence.
Yet if this is the case, it would be very foolish to completely abandon all patterns of assurance and monitoring.
But: To recognize that your own influence is generally limited takes pressure off you and can direct your focus to what you can really do yourself. That is, deciding what you’re both willing and able to get out of your hands. And HOW you do it.
The following may help you delegate well AND feel comfortable doing so:
- Keep in mind your limited influence on the ACTUAL execution and outcome! Reduce your own pressure of expectations this way!
- Check the general and individual conditions and motivations as accurately as possible, estimate them realistically! Be honest with yourself!
- Consider the possibility of non-achievement and take failure into account. What are the possible consequences? Will your world collapse? What can you do to minimize risks?
- Make the background of a task and its importance clear to yourself and others – address values!
- Check the control effort you want to operate. Is it in proportion to the result?
FOREMOST OF ALL: Trust that your employees, colleagues, bosses and fellow will feel, think and act like yourself and that they very likely as good as always (!) will have the same goal. That is, to celebrate great successes as easily as possible, to prove themselves and show that they are a reliable persons..
Such an approach makes even double sense.
For not only is delegating with confidence THE chance for mental and emotional relief for yourself. It is also a great motivation for those to whom you delegate tasks and responsibilities.
The best foundation for relaxed, stable relationships. And optimal results.