Zurecht heißt es: „Wer fragt führt.“
Trotzdem kann – und sollte – man auch mit Antworten führen.

Vor Jahren absolvierte ich einen Kurs, um zu lernen, wie man Workshops professionell moderiert: Auftragsklärung, Strukturieren & Konzipieren, Moderieren inklusive der Methodik, Technik und Materialien etc.

Inzwischen habe ich eigene Erfahrungen gesammelt und meine eigenen Ansätze gefunden, die für mich passen (und hoffentlich auch für meine Klienten). Und doch überrascht mich immer wieder, wie oft ich auf die vielen hilfreichen Basics zurückgreife, die ich damals gelernt hatte.

Ein paar Dinge sind besonders hängen geblieben. Auch, weil ich sie so gut wie jeden Tag anwende. Zum Beispiel eben die

Professionelle Fragebehandlung

Aufgabe und Ziel ist, mit den Fragen der Teilnehmenden so umzugehen, dass alle TeilnehmerInnen möglichst viel davon haben.

Die Schwierigkeit ist, die Fragestellerin/der Fragesteller zufriedenzustellen. Aber auch die anderen TeilnehmerInnen sollen erstens profitieren. Zweitens soll ihre Aufmerksamkeit nicht leiden. Jede Frage unterbricht schließlich den momentanen Flow.

Wie also geht das?

1. Danke sagen

Bedanken Sie sich IMMER für die Frage, auch wenn Ihnen die Frage gerade nicht ins Konzept passt. Es wäre auch gut, wenn sie dies wertschätzend tun. Also: Es auch meinen. Das ist gar nicht so schwer und mit ein bisschen Übung sogar leicht hinzubekommen.

Jede Frage bedeutet nämlich, dass sich die Menschen mit dem (ihrem!) Thema auseinandersetzen. (Ja, auch bei den kritischen Fragen, gerade dann.)

Von jeder Frage können Sie auch persönlich lernen (z.B. wie Sie diese Frage gut und professionell behandeln. Oder das, was und wie Sie vortragen, zukünftig so verständlich zu machen, dass weniger Fragen aufkommen.)

2. Frage klären

Experten (die wir alle sind), freuen sich über Fragen. Ganz besonders, wenn es Fachfragen sind. So können die Experten (die wir alle sind), zeigen, was wir können. Gerade in der Fragebehandlung ist das aber (erstmal) fehl am Platz.

Denn es geht (erstmal) nicht (nur) darum, Wissen zu vermitteln, sondern darum, dem/der FragestellerIn zu helfen, zu verstehen. Das ist ein Unterschied!

Vermeiden Sie deshalb das, was ich die Beraterfalle nenne, also gleich eine Antwort zu geben. Versuchen Sie erst einmal herauszufinden, ob Sie die Frage verstanden haben. Am besten auch, warum sie gestellt wird.

Das Handwerkszeug dazu ist: In den eigenen Worten die Frage (kurz) wiederholen, die Interpretation mitzuliefern und sich im Anschluss die Bestätigung bei/m FragestellerIn abzuholen:

• „Wenn Sie sagen, dass…,
• meinen Sie damit,…?
• Haben ich das so richtig verstanden?“

Das ist in so vielerlei Hinsicht schlau und gut. Denn (nur) so lässt sich auf positive Art effektiv, zielgerichtet und damit zeitsparend und obendrein noch sehr wertschätzend und Beziehung stiftend arbeiten.

3. Kontext geben, 0rientieren, „chunken“

4. Antwort

 5. Sauber abschließen

Versichern Sie sich am Ende vor allem beim Fragesteller/bei der Fragestellerin, ob die Frage ausreichend beantwortet wurde. Falls nicht, können Sie entweder noch einmal einsteigen oder Sie vertagen sich auf einen anderen Zeitpunkt.

Wenn ich es mir so recht überlege…

… ist das wohl einer meiner „Magic Tricks„. Denn:

• So behandele ich meine TeilnehmerInnen wertschätzend auf Augenhöhe und gleichberechtigt. Das sorgt für eine vertrauensvolle, echte Lernatmosphäre.
• TeilnehmerInnen bringe ich so dazu, selbst Lösungen zu erarbeiten. Das schafft Vertrauen in die eigenen Lösungskompetenzen. Das aktiviert und motiviert die Menschen, ihre Probleme und Sachthemen gut zu lösen. Das fühlt sich für alle einfach gut an.

Und gut ist das ja auch. Deshalb bin ich immer ein bisschen stolz, wenn es mir gelingt, Fragen so zu beantworten. 🙂

Was mir sonst noch so einfällt

• Trainer-Ausbildung bei Mindsystems in München

„Lead by asking.“ That makes sense.
Nevertheless, you could – and should – also lead by answering the right way.

Years ago, I did a course to learn how to facilitate workshops professionally: Clarifying the assignment, structuring & designing, facilitating including methodology, technique and materials, etc.

In the meantime, I have gained my own experience and found my own approaches and tricks that work for me (and hopefully also for my clients). And yet I am always surprised how often I fall back on the many helpful basics I had learned back then. (See notes)

A few things in particular have stuck with me. Because I literally use them almost every day. For example:

Professional Question Treatment

It is about addressing participants‘ questions in a way that everyone can gain as much insight as possible. So how does this work?

The challenge is to answer the question in such a way that both the questioner is satisfied with it. But also in such a way that, firstly, the other participants also get something out of it and, secondly, their general attention does not suffer. After all, every question is an interruption of the whole process you are in the middle of moderating.

1. Say Thank You

It would be nice if they can do it appreciatively (i.e.: seriously).

After all, every question means that people are dealing with the (your!) topic. (Yes, also the critical questions, especially those).

And from every question you can also learn personally, e.g. how to explain better.

2. Clarify the Question

Experts (which we all are), love to be asked questions. Especially if they are specialist questions. In this way, the experts, which we all are, can finally show what we are capable of. But this is dangerous and out of place ( for now), especially in the treatment of questions.

Because (for now) it’s not about demonstrating what we know, but about helping the questioner to understand. That is a very big difference!

Therefore, avoid what I call the counsellor trap and first try to find out if you have correctly understood the question. And also why it is being asked in the first place.

The tool to do this is: Repeat the question (briefly) in your own words, provide the interpretation and then seek confirmation from the questioner:

• „When you say that…,
• Do you mean…?
• Do I understand that correctly?“

This is clever and good in so many ways. Because (only) this way it is possible to work effectively, purposefully and thus time-saving in a positive way and, on top of that, in a very appreciative and relationship-building way.

3. Give Context, Orientate, „Chunk“

First of all, it is important to place the question in the appropriate thematic context and thus to classify it. This gives orientation, which is usually helpful on its own. (And often already answers the question).

This is true not only for the questioners, but for everyone. Because the context is what makes the question relevant to the overall topic.

Often we cannot see the wood for the trees

The „tool“ of choice for this is „chunking„. Upwards.

Chunks are “ thematic fields“ with which people mentally order and organise their world. 

Chunking means „simplifying“. Generic terms are formed. In this way, one detaches oneself (for the moment) from the detailed area, where questions often arise. Example: woodpecker, sparrow, blackbird, thrush, finch and starling –> birds.

By chunking upwards, we arrange the question thematically. Example:

„Your question is aimed at a specific point of prevention. However, right now we are talking about prophylaxis. It’s easy to confuse the two, so let me make a little digression here…“

4. Answer

Now it’s time to answer. As a general rule, be detailed enough, but also INCREDIBLY as short as possible. (This art requires practice).
Otherwise, it can mean many things. For instance, simply answering briefly and succinctly. This is useful for „simple“ technical questions.
In my experience, however, it is better to hold back my own answer first and include the questioner in the answer. And preferably the whole group:

• „Before I give my answer, I would be interested to know what you yourself think…?“
• „That’s a good question, what do the others say?“
• „That’s a tricky one. Have you or anyone else in the group experienced something similar? What happened there?

This offers several advantages:

• You act in a highly professional way because you avoid the consultant trap: It is not about your insight. But about the participants‘, especially the questioners‘.
• You keep people mentally engaged.
• You buy time if you don’t have an answer yourself yet.

After the answers have come from the circle of participants, you can still make additions from your expert point of view or correct what has been said. This way you have used all the know-how and potential available and all the perspectives of the group.

5. Close Properly

In the end, double-check with the questioner whether the question has been answered sufficiently. If not, you can either go back in or you can adjourn to another time.

Come To Think Of It…

… I believe this is one of my „Magic Tricks„. Because:

• This is how I treat my participants appreciatively at eye level and as equals. This ensures a trusting, genuine learning atmosphere.
• This is how I get participants to work out solutions themselves. It creates confidence in one’s own problem-solving skills. This activates and motivates people to solve their problems and issues well. It simply feels good for everyone.
• And that’s what you are aiming for: People learn and feel good about it.

So, when I manage to answer questions like this, I am always a bit proud of myself. 🙂

What Else Comes To My Mind

• Trainer the Trainer at Mindsystems/Munich