Ein Kollege fragte mich, ob ich ihm bei der Auftragsklärung helfen könne. Es geht darum, einen initialen Workshop für ein Beratungsprojekt zu veranstalten, zu dem es nur recht wenig Informationen gibt. Und die sind recht grundsätzlicher Natur.

Also kramte ich wieder mal in meinem „Wolkenbuch der Weisheit“. Das ist ein Buch, in dem ich Mindmaps sammle, damit ich wichtige Dinge nicht durchrutschen (oder zumindest jene, die mir als solche im Moment erscheinen).

 

Hier mein Skribble:

Und das ist, was dabei herausgekommen ist:

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Von: edgar@rodehack.de
Gesendet: Dienstag, 2. März 2021
An: XXX
Betreff: Ideen für dein Telefonat mit dem Klienten

 

Hallo!

Wie gestern vereinbart, hier mal meine paar Fragen, die ich so oder so ähnlich beim Vorbereitungsgespräch stellen würde. Wir alle wissen ja noch sehr wenig von der konkreten Situation beim Klienten. Deshalb sind das ziemlich klassische Fragen zur Auftragsklärung:

Allgemein

Um zu entscheiden, was wie sinnvoll ist, würde ich allgemein zunächst mal gerne wissen: Problem

• Um was geht’s denn eigentlich genau? Was ist das Problem bzw. die Probleme, das bzw. die gelöst werden sollen? (Im Management, im Team, bei beiden, woanders?) So konkret es geht bitte beschreiben! Beispielhafte Situationen etc.

Ursache

• Warum besteht das Problem überhaupt? Was ist der Kontext?
• Woran liegt es, dass die Probleme bestehen? Und auch in dieser Form?
• Wie lange geht das schon so? Was sind die jüngsten Entwicklungen?

Ziel

• Was soll erreicht werden? Management, Teams und oder Zulieferer agilisieren?
• In welche Richtung soll es gehen?
• Bis wann?
• Welche Etappenziele sind denkbar oder schon vorgedacht?

Lösungsansätze

• Offenbar macht der Klient ja schon ein bisschen mit dem Thema herum. Was ist da konkret schon geschehen (Trainings, Coachings, agile Projekte etc.)? Wo stehen die Teams und die KollegInnen? Was hat gut geklappt, was weniger gut?
• Konkret: Wie weit ist Hintergrundwissen und konkrete agile Erfahrung schon vorhanden? Wieviel können/müssen wir voraussetzen? Wo ist u.U. noch etwas zu tun?
• Wie denken, hoffen, wünschen sich die Auftraggeber, dass der gemeinsame Lösungsweg mit uns aussieht?

Outcome

• Was wäre der ideale Outcome? Wie sehen die Vorstellungen über ein gelungenes Projekt aus? Was ist dann konkret erreicht? Wo steht die Gruppe dann?

Ressourcen

• Was müsste dafür – aus Sicht des Klienten!!! – geschehen?
• Was wäre dafür – aus Sicht des Klienten!!! – hilfreich?

Vorbereitung auf den Workshop

Aus meiner Sicht wäre viel geholfen, wenn uns unser Ansprechpartner beim Klienten diese Fragen beantwortet:

1. Erwartungsmanagement: Aus Sicht des Klienten: Was wird im Workshop idealerweise behandelt? Welche Themen sollen behandelt werden? Welche besser ausgeklammert? Was wäre das superideale und hyperzufriedenstellende Ergebnis des Workshops? Was brauchts dafür? (Wie gesagt: Alles aus Sicht des Klienten!)
2. Welche Rolle wird uns als Externen zugewiesen? Eher Beratung. Eher Begleitung? Eher Moderation? Eher…?
3. Dreamteam: Wer nimmt – aus Sicht des Klienten! – idealerweise teil? Wer besser nicht? Warum?
4. Ext. Dreamteam: Gibt es TeilnehmerInnen, die auch wichtig wären, an die wir aber gerade nicht denken? Vielleicht auch „unangenehme“, also kritische und machtvolle Beiträger?
5. Wasserleichen: Gibt es Themen, die in einer idealen Welt am besten auch gleich bearbeitet würden, aber im Moment vielleicht vermintes Gelände sind? Was ist die Geschichte dahinter?
6. Wie ist der Stand der TeilnehmerInnen im Bezug auf das Projekt? Wissen sie Bescheid? Auf einer Skala von 1 (Blank) bis 10 (Erleuchtet)?
7. Wie ist der Stand der TeilnehmerInnen im Bezug auf Agile und Agile Führung? Auf einer Skala von 1 (Blank) bis 10 (Erleuchtet)?
8. Wie ist der Erfahrungshintergrund der TeilnehmerInnen in Bezug auf das Beratungsziel?
9. Gibt es Konsens über die Ziele? Gibt es widerstreitende Interessen? Worauf können, müssen wir uns einstellen für die Moderation?
10. Inwiefern besteht bei den TeilnehmerInnen Erfahrung in Online-Collaboration bzw. Online-Workshops? Über welches Tool wird gearbeitet? Welche Tools sind erlaubt, welche untersagt?

Das sind so die Fragen, die ich stellen würde, um herauszufinden und zu entscheiden, wieviel moderierender, aktivierender oder anleitender Input bzw. Moderation von unserer Seite her nötig ist. So, das waren meine 5 Cent.

Hoffe, dass das hilfreich ist.

Beste Grüße,
Edgar

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A colleague just asked me if I could help him clarify the assignment. It is about organizing an initial workshop for a consulting project, for which there is quite a little information. And it is rather basic.

So I rummaged again in my “Cloud Book of Wisdom”. It’s a book where I collect mindmaps to help me keep important things (or at least those that strike me as such at the moment).

Here’s the scribble, I was looking for (it’s German):

And this is what came out of it:

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From: edgar@rodehack.de
Sent: Tuesday, March 2, 2021
To: XXX
Subject: Ideas for your phone call with the client

Hi!

As promised, here are a few questions that I would ask a client if I were you. You still know very little about the client’s specific situation. Therefore, these are pretty classic questions for clarifying the assignment:

In General

To decide how to proceed, I would first like to know the following in general

1. Problem

What exactly is the problem? What is the problem(s) to be solved? (In the management, in the team, with both, somewhere else?) Please describe as concretely as possible! Exemplary situations etc.

2. Cause

• Why does the problem exist at all? What is the context?
• What is the reason that problems exist? And also in this form?
• How long has this been going on? What are the recent developments?

3. Goal

• What should be achieved? Agile management, teams and or suppliers?
• In what direction should it go?
• Until when?
• Which milestones are conceivable or already envisaged?

4. Solution Approaches

• Obviously, the client is already doing a bit with the topic. What has already been done (training, coaching, agile projects, etc.)? Where do the teams and colleagues stand? What has worked well, what not so well?
• Specifically: to what extent is background knowledge and concrete agile experience already available? How much can/must we assume? Where might there still be something to do?
• How do the clients think, hope, wish that the joint solution path with us looks like?

5. Outcome

What would be the ideal outcome? What are the ideas about a successful project? What has been achieved in concrete terms? Where does the group stand then?

6. Resources

• What would have to happen for this — from the client’s point of view!!! — happen?
• What would be helpful — from the client’s point of view!!! — helpful?

In Preparation for the workshop

From my point of view it would help a lot if your contact person answers these questions:

• Expectation management: From the client’s point of view: What will ideally be covered in the workshop? Which topics should be covered? Which ones are better left out? What would be the super-ideal and hyper-satisfying outcome of the workshop? What does it take? (As I said: Everything from the client’s point of view!) What role is assigned to you as an external? More like consulting. Rather accompaniment? Rather moderation? Rather…?
• Dream Team: Who participates — from the client’s point of view! — ideally participate? Who is better not to participate? Why?
• Extended Dream Team: Are there participants who would also be important, but whom you are not thinking of at the moment? Perhaps also “unpleasant”, i.e. critical and powerful contributors?
• “Water Corpses”: Are there topics that, in an ideal world, would also be best worked on right now, but are perhaps mined terrain right now? What is the story behind them?
• About the project: Do the participants know about it? On a scale of 1 (blank) to 10 (enlightened)?
• Is there a consensus on the goals? Are there conflicting interests? What can you, do you need to adjust to for facilitation?
• To what extent do the participants have experience in online collaboration or online workshops? Which tool will be used? Which tools are allowed, which are prohibited?

These are the questions I would ask to find out and decide how much facilitating, activating or guiding input or moderation is needed. So, that’s my 5 cents.

Hope this is helpful.

Best regards,

Edgar

 

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