Sie wollen oder sollen agil(er) arbeiten? Sie sind Führungskraft und fragen sich, was das heißen soll und wie Sie Ihre Teams unterstützen können? Sie sind nicht allein. Ich bin zum Beispiel kürzlich gefragt worden:

Wie stelle ich das klassische Projektmanagement auf agiles Arbeiten um?

Anfangen. Vielleicht, indem Sie im wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Rhythmus eine so genannte Sprint Retrospective mit allen Teammitgliedern machen.

Immer im selben Rhythmus. Zur selben Zeit. Und am selben Ort.

Und – OHNE AUSNAHME – immer! Also selbst dann, wenn der eine oder die andere einmal keine Zeit hat.

Kleiner Tipp am Rande

Verzichten Sie auf Protokoll-Dokumente. Das fördert die Teilnahmebereitschaft enorm. Denn nur, wer dabei ist, kann mitreden. Wenn Sie etwas nachhalten oder dokumentieren wollen, arbeiten Sie einfach stattdessen mit Post-Its, die an einer Teamwand für alle zugänglich und einsehbar sind. Keep it simple.

Die wichtigste Frage

die wir uns in der Sprint Retrospective GEMEINSAM stellen, ist (gemeinsam bedeutet: weg von der Einzelleistung hin zum Teamdenken!): Haben wir das geschafft, was wir uns in den letzten sieben bis 14 Tagen vorgenommen haben?

Falls ja, erlauben wir uns, uns zu feiern, um uns so auch unsere Erfolge vor Augen zu führen! Ein Aspekt, der beim allgegenwärtigen Leistungsdruck, Versagensangst und Defizitorientierung viel zu kurz kommt!

Falls nein, fragen wir uns, was wir daraus gelernt haben und was wir tun können, um für die nächsten sieben bis 14 Tage besser zu werden.

Wichtig:

Es handelt sich hier um Team-Maßnahmen, keine Einzelmaßnahmen!

Vereinbaren sie keine großen, grundsätzlichen Maßnahmen, sondern gehen sie KLEINE MACHBARE Dinge an, die Sie bis zur nächsten Retrospective auch wirklich schaffen oder zumindest schaffen können!

Das ist der KAIZEN-Moment.

Also der Moment der KONTINUIERLICHEN, schrittweisen Verbesserung. Darum geht es nämlich EIGENTLICH im Agilen – auch im agilen Projektmanagement.

Wir retten die Welt. Und zwar gemeinsam. Und vor allem: Schritt für Schritt.

In der Retrospective liegt der Fokus nicht so sehr auf den Arbeitsergebnissen oder der Qualität der inhaltlichen Arbeit als vielmehr auf der Frage, wie wir uns strukturell verbessern können. Wie wir uns besser organisieren.

Achten Sie darauf, möglichst konkret zu sein:

Worauf müssen wir in den nächsten Wochen denken?
Wissen wir genau, was zu tun ist?
Was gibt es zu bedenken? H
aben wir alle notwendigen Kompetenzen?
Sind die nötigen Experten griffbereit?
Ist Urlaubszeit?
Ist jemand auf Schulung?
Gibt es wichtige Dinge, an die wir denken müssen?
Was können wir tun, um grundsätzlich besser zu werden (z.B. Sitzungen weglassen? Oder pünktlich beginnen?
Was können wir tun, um notwendige Skills aufzubauen? Etc.)

Und wie stelle ich nun mein Projektmanagement um?

Das ist jetzt die Retrospective. Wie aber stelle ich das Projektmanagement um?

Wer als Team soweit kommt, sich über Wochen regelmäßig zu treffen, um die Frage zu stellen, wie die Zusammenarbeit in den letzten Wochen organisiert war, ob das alles so gut war und was es zu verbessern gilt, wird gar nicht umhin kommen, sich mit der Frage zu beschäftigen, was aus dem agilen Organisations-Kosmos für das Projektmanagement des Teams noch zusätzlich hilfreich sein könnte.

Wie steht es zum Beispiel um den Anforderungen im Projekt und dem Projektplan. Sollen wir den mal in einen Backlog mit User Stories überführen?
Wer macht das?
Brauchen wir einen Produkt Owner statt eines Projektmanagers?
Wie sieht es mit der Langzeit und der Kurzzeit-Planung aus? Sollen wir es einmal mit den regelmäßigen Sprintplanungen versuchen?
Und überhaupt, spricht etwas dagegen, wenn wir uns täglich auf einen Kaffee treffen, um uns zu den kurzfristigen Dingen des Tages abzustimmen?

Wenn Sie soweit sind

müssen Sie sich keine Gedanken mehr machen, wie Sie sich auf agiles Projektmanagement umstellen. Dann haben Sie es schon geschafft.