Manchmal werde ich gefragt, was die wichtigsten Tools für meine Arbeit sind. Machen wir also Inventur und betreiben Werkzeugpflege. First things first:

Der gute alte Backlog

Vielleicht ist es ja Simon Sineks inzwischen berühmt gewordenen Ted Talk über den „Golden Circle“ zu verdanken, dass „Start with why!“ seit einigen Jahren fester Bestandteil eines jeden Berater-Repertoires ist./1/ Ich zumindest war und bin sehr inspiriert davon.

Bis Simon Sinek (naja) galt folgende Reihenfolge:

WHAT – Was tun wir?

Welche Produkte und Dienstleistungen bieten wir an? Was können die?

HOW – Wie tun wir‘s?

Welche technischen und sonstigen Ansätze verfolgen wir? Was macht uns, unser Produkt/unsere Dienstleistung aus? Wo sind wir besser als die Konkurrenz?

WHY – Warum tun wir‘s?

Warum von uns kaufen oder mit uns zusammenarbeiten?

Heute folgen viele Sineks eingängigem Vorschlag und gehen in umgekehrter Reihung vor. Wir kümmern uns also erst einmal um grundsätzlichere Fragen, bevor wir darüber sprechen, welches Projekt oder Produkt wir wie umsetzen. Dann werden Werte-, Visions- und Missions-Workshops veranstaltet, Coaching-Runden gedreht und fleißig Canvas ausgefüllt.

Denn zuerst ist die Warum-Frage zu klären:

- - Warum tun wir was?
  - Was ist uns wichtig?
  - Bei diesem Projekt, bei diesem Produkt, für uns als Geschäftsfürung, als Firma, als Team?

Das macht Sinn.

Denn Antworten auf diese Fragen helfen uns zu entscheiden, mit genau welchem Ziel wir genau was in genau welche Sache investieren. (Vor allem dann, wenn wir unsere Hausaufgaben gemacht haben: WER erwartet WAS in der Sache: Wir, unsere Kunden, unsere Geldgeber und sonstigen Stakeholder? Inhaltlich, finanziell, strategisch? Sind die Erwartungen realistisch?)

Trotzdem beginne ich selten damit. Denn das verzögert oft gute Ergebnisse. Manchmal verhindert es sie sogar.

Wenn Menschen Hilfe suchen

… haben sie handfeste, konkrete Probleme: Was tun? Wie entscheiden? Nehmen wir den neuen Auftrag an? Sollen wir am Produkt XYZ weiterentwickeln, wo wir doch sowieso zu viel zu tun haben? Welches der vielen parallelen Projekte ist das wichtigste?

Die deshalb am TUN so interessierten Klienten spüren: Es! Muss! Jetzt! Konkret! Etwas! Geschehen! (Und da haben sie oft Recht.) Sie haben andere Sorgen, als dass sie sich mit den (in ihren Augen) zwar irgendwie wichtigen, aber momentan eben doch zweitrangigen, weil nicht akuten Fragen beschäftigen wollten oder könnten.

Außerdem

… empfinden die meisten die Situation als bedrohlich, wodurch sie einen Tunnelblick bekommen und in starren Bahnen denken und handeln. Sie vertrauen dann den eigenen Problemlösungsfähigkeiten wenig und können in diesem “Stuck-State” ihr Können (Ressourcen) nicht abrufen. Deshalb wenden sie sich ja an einen Berater.

Selbst wenn ihnen ein nach allen Regeln der Kunst ausformuliertes „Why“ samt formvollendetem Werte-Set – jetzt, in genau dieser Sekunde – sogar sehr praktisch helfen könnte (was der Fall ist): Sie sehen es nicht. Und sie können es auch momentan nicht sehen.

In dieser Lage

…an grundsätzlichen und zentralen Fragen des „Why“ zu arbeiten, hilft deshalb nicht und dürfte sogar schädlich wirken. Denn es wäre mit großem Widerstand zu rechnen. Was also tun?

Meine Antwort: Sich möglichst schnell – gemeinsam – den Backlog vornehmen! Ist noch keiner vorhanden, schnellstmöglich einen aufbauen!

Warum so schnell wie möglich an den Backlog ran?

Signalwirkung/Sicherheit geben

Endlich aufatmen. Endlich Hilfe. Und dann auch noch mit Plan. Endlich ohne Umschweife Dinge erledigen! Klienten fühlen sich so verstanden und in ihrer Not ernst genommen und wertgeschätzt (das zumindest meine Vermutung und Hoffnung). Und das ist keinesfalls von mir nur vorgeblendet. Schließlich ist Tun bzw. rechtzeitig das Richtige zu liefern auch aus meiner Sicht das Wichtigste.

„Problem Talking creates Problems.“

Lagebild/Problembeschreibung

Backlogeinträge beschreiben in Einzelheiten eine unübersichtliche, verworrene Situation. Und alles, was im Zusammenhang damit zu tun ist. So können wir uns orientieren: Worüber sprechen wir genau? Was ist das Problem bzw. was sind die einzelnen Probleme? Wie groß sind sie? Sprechen wir über Projekte? Aufgaben? Abhängigkeiten? Strukturen? Über alles gleichzeitig? Was davon ist wie wichtig und schwerwiegend? Haben wir schon Ideen, was wo zu tun ist?

Handlungsfähigkeit

Die Frage, was wie in den Backlog gehört, die Themen und Diskussionen, die sich daraus ergeben – all das ist wichtig, damit die Klienten erleben, dass sie handlungsfähig sind und (natürlich) in der Lage, ihre Probleme zu lösen. Das ist keine Zauberei: Ein großes abstraktes Problem wird so in kleineren Einzelteilen sicht- und damit handhabbar. Eine gesamte Lösung mag noch nicht in Sicht sein. Jetzt aber können die Klienten zumindest Einstiegsmöglichkeiten erkennen.

„Solution Talking creates Solutions.“

Eigenen Lösungsfähigkeit aktivieren

Statt eines dunklen bedrohlichen Waldes sehen Klienten langsam wieder Bäume in Waldabschnitten, die bewirtschaftet werden können (und müssen). Sie weiten also ihren Blick, fühlen sich immer weniger als Opfer der Situation, sprechen immer seltener von Problemen und immer öfter von Lösungen. Sie vertrauen mehr und mehr in die eigenen Kompetenzen und Fähigkeiten, sie werden flexibler und ideenreicher.

Priorisierung

Der (im Verlauf immer feinere) Überblick über Themen, Stories, Projekte, To Dos etc. sorgt dafür, dass jetzt die Priorisierung stattfinden kann und muss. Spätestens hier fällt den Klienten meist selbst auf, dass sie dafür keine brauchbaren, bewussten Kriterien haben. Ein guter Zeitpunkt, über das, was wichtig ist, zu sprechen, und in den Golden Circle einzusteigen: Was wollen wir? Was brauchen wir? Warum und wozu?

Das alles findet über eine gewisse Zeit

… in mehreren Schritten und Schleifen statt. Im Verlauf überprüfen wir immer wieder die erarbeiteten Ergebnisse. Gleichzeitig reflektieren die Klienten die Erfahrungen, um gemeinsam daraus zu lernen.

Dank des Backlogs mit seinem Fokus aufs Tun bekommen die Klienten von diesem (wichtigen) Prozess kaum etwas mit. Sie konzentrieren sich auf die Problemlösung und auf gute Arbeitsergebnisse. Das ist es, was sie interessiert. Das ist das Wichtigste. Und das entspricht dem Beratungsauftrag.

Der gute alte Backlog – einfach genial.

Tooling #1: Der gute alte Backlog