Manchmal werde ich gefragt, was die wichtigsten Tools für meine Arbeit sind. Machen wir also Inventur und betreiben Werkzeugpflege. First things first:
Der gute alte Backlog
Vielleicht ist es ja Simon Sineks inzwischen berühmt gewordenen Ted Talk über den „Golden Circle“ zu verdanken, dass „Start with why!“ seit einigen Jahren fester Bestandteil eines jeden Berater-Repertoires ist./1/ Ich zumindest war und bin sehr inspiriert davon.
Bis Simon Sinek (naja) galt folgende Reihenfolge:
WHAT – Was tun wir?
- Welche Produkte und Dienstleistungen bieten wir an? Was können die?
HOW – Wie tun wir‘s?
- Welche technischen und sonstigen Ansätze verfolgen wir? Was macht uns, unser Produkt/unsere Dienstleistung aus? Wo sind wir besser als die Konkurrenz?
WHY – Warum tun wir‘s?
- Warum von uns kaufen oder mit uns zusammenarbeiten?
Heute folgen viele Sineks eingängigem Vorschlag und gehen in umgekehrter Reihung vor. Wir kümmern uns also erst einmal um grundsätzlichere Fragen, bevor wir darüber sprechen, welches Projekt oder Produkt wir wie umsetzen. Dann werden Werte-, Visions- und Missions-Workshops veranstaltet, Coaching-Runden gedreht und fleißig Canvas ausgefüllt.
Denn zuerst ist die Warum-Frage zu klären:
-
-
- Warum tun wir was?
- Was ist uns wichtig?
- Bei diesem Projekt, bei diesem Produkt, für uns als Geschäftsfürung, als Firma, als Team?
-
Das macht Sinn.
Denn Antworten auf diese Fragen helfen uns zu entscheiden, mit genau welchem Ziel wir genau was in genau welche Sache investieren. (Vor allem dann, wenn wir unsere Hausaufgaben gemacht haben: WER erwartet WAS in der Sache: Wir, unsere Kunden, unsere Geldgeber und sonstigen Stakeholder? Inhaltlich, finanziell, strategisch? Sind die Erwartungen realistisch?)
Trotzdem beginne ich selten damit. Denn das verzögert oft gute Ergebnisse. Manchmal verhindert es sie sogar.
Wenn Menschen Hilfe suchen
… haben sie handfeste, konkrete Probleme: Was tun? Wie entscheiden? Nehmen wir den neuen Auftrag an? Sollen wir am Produkt XYZ weiterentwickeln, wo wir doch sowieso zu viel zu tun haben? Welches der vielen parallelen Projekte ist das wichtigste?
Die deshalb am TUN so interessierten Klienten spüren: Es! Muss! Jetzt! Konkret! Etwas! Geschehen! (Und da haben sie oft Recht.) Sie haben andere Sorgen, als dass sie sich mit den (in ihren Augen) zwar irgendwie wichtigen, aber momentan eben doch zweitrangigen, weil nicht akuten Fragen beschäftigen wollten oder könnten.
Außerdem
… empfinden die meisten die Situation als bedrohlich, wodurch sie einen Tunnelblick bekommen und in starren Bahnen denken und handeln. Sie vertrauen dann den eigenen Problemlösungsfähigkeiten wenig und können in diesem “Stuck-State” ihr Können (Ressourcen) nicht abrufen. Deshalb wenden sie sich ja an einen Berater.
Selbst wenn ihnen ein nach allen Regeln der Kunst ausformuliertes „Why“ samt formvollendetem Werte-Set – jetzt, in genau dieser Sekunde – sogar sehr praktisch helfen könnte (was der Fall ist): Sie sehen es nicht. Und sie können es auch momentan nicht sehen.
In dieser Lage
…an grundsätzlichen und zentralen Fragen des „Why“ zu arbeiten, hilft deshalb nicht und dürfte sogar schädlich wirken. Denn es wäre mit großem Widerstand zu rechnen. Was also tun?
Meine Antwort: Sich möglichst schnell – gemeinsam – den Backlog vornehmen! Ist noch keiner vorhanden, schnellstmöglich einen aufbauen!
Warum so schnell wie möglich an den Backlog ran?
Signalwirkung/Sicherheit geben
Endlich aufatmen. Endlich Hilfe. Und dann auch noch mit Plan. Endlich ohne Umschweife Dinge erledigen! Klienten fühlen sich so verstanden und in ihrer Not ernst genommen und wertgeschätzt (das zumindest meine Vermutung und Hoffnung). Und das ist keinesfalls von mir nur vorgeblendet. Schließlich ist Tun bzw. rechtzeitig das Richtige zu liefern auch aus meiner Sicht das Wichtigste.
„Problem Talking creates Problems.“
Lagebild/Problembeschreibung
Backlogeinträge beschreiben in Einzelheiten eine unübersichtliche, verworrene Situation. Und alles, was im Zusammenhang damit zu tun ist. So können wir uns orientieren: Worüber sprechen wir genau? Was ist das Problem bzw. was sind die einzelnen Probleme? Wie groß sind sie? Sprechen wir über Projekte? Aufgaben? Abhängigkeiten? Strukturen? Über alles gleichzeitig? Was davon ist wie wichtig und schwerwiegend? Haben wir schon Ideen, was wo zu tun ist?
Handlungsfähigkeit
Die Frage, was wie in den Backlog gehört, die Themen und Diskussionen, die sich daraus ergeben – all das ist wichtig, damit die Klienten erleben, dass sie handlungsfähig sind und (natürlich) in der Lage, ihre Probleme zu lösen. Das ist keine Zauberei: Ein großes abstraktes Problem wird so in kleineren Einzelteilen sicht- und damit handhabbar. Eine gesamte Lösung mag noch nicht in Sicht sein. Jetzt aber können die Klienten zumindest Einstiegsmöglichkeiten erkennen.
„Solution Talking creates Solutions.“
Eigenen Lösungsfähigkeit aktivieren
Statt eines dunklen bedrohlichen Waldes sehen Klienten langsam wieder Bäume in Waldabschnitten, die bewirtschaftet werden können (und müssen). Sie weiten also ihren Blick, fühlen sich immer weniger als Opfer der Situation, sprechen immer seltener von Problemen und immer öfter von Lösungen. Sie vertrauen mehr und mehr in die eigenen Kompetenzen und Fähigkeiten, sie werden flexibler und ideenreicher.
Priorisierung
Der (im Verlauf immer feinere) Überblick über Themen, Stories, Projekte, To Dos etc. sorgt dafür, dass jetzt die Priorisierung stattfinden kann und muss. Spätestens hier fällt den Klienten meist selbst auf, dass sie dafür keine brauchbaren, bewussten Kriterien haben. Ein guter Zeitpunkt, über das, was wichtig ist, zu sprechen, und in den Golden Circle einzusteigen: Was wollen wir? Was brauchen wir? Warum und wozu?
Das alles findet über eine gewisse Zeit
… in mehreren Schritten und Schleifen statt. Im Verlauf überprüfen wir immer wieder die erarbeiteten Ergebnisse. Gleichzeitig reflektieren die Klienten die Erfahrungen, um gemeinsam daraus zu lernen.
Dank des Backlogs mit seinem Fokus aufs Tun bekommen die Klienten von diesem (wichtigen) Prozess kaum etwas mit. Sie konzentrieren sich auf die Problemlösung und auf gute Arbeitsergebnisse. Das ist es, was sie interessiert. Das ist das Wichtigste. Und das entspricht dem Beratungsauftrag.
Der gute alte Backlog – einfach genial.
Sometimes I’m being asked about what are the most important tools for my work. Let‘s do some inventory and tool maintenance. First things first:
The Good Old Backlog
Thanks to Simon Sinek’s now famous Ted Talk about the “Golden Circle”, “Start with why!” has been an integral part of every consultant’s repertoire for some years now. At least I was very inspired by it. And I still am.
Until Sinek (well), the following order applied:
WHAT — What do we do?
- What products and services do we offer? What are they capable of doing or helping?
HOW — How do we do it?
- What are our technical and other approaches? What makes us, our product/service different? In which way are we better than the competition?
WHY — Why do we do it?
- Why buy from or work with us?
Today, many professional folks follow Sinek’s catchy suggestion to proceed in reverse order. So before we talk about which project or product to implement and how we take care of more fundamental issues value, vision, and mission workshops are being held, coaching rounds are being done, and canvases are being filled out.
Because the first question to be answered is these important ones: Why do we do exactly what? What matters to us? In this project, in this product, for us as a business leader, as a company, as a team?
That makes sense.
Because answers to these questions help us decide which investment to pursue. (Especially if we have done our homework: Who does expect what in the matter: us, our customers, our funders, and other stakeholders? In terms of content, financially, strategically? Are the expectations realistic?)
That said, I rarely start with it. Because in my experience, it delays good results. Sometimes it even prevents them.
When people seek help
… they have tangible, concrete problems: What to do? How to decide? Do we accept the new order? Should we continue to develop product XYZ, when we have too much to do anyway? Which of the many parallel projects is the most important one?
Therefor, clients are desperate in need of DOING! Their feeling: Something! Must! Happen! Now! (And they are often right about that.)
In other words: They have other worries than that they would or could deal with (in their eyes) somehow important, but at the moment only secondary, non-acute issues.
Moreover
… most of the Clients consider the situation threatening, which gives them tunnel vision and makes them think and act in rigid ways. In this situation, they have little confidence in their problem-solving abilities and are unable to call on their skills. They’re in a “stuck state”. They desperately need help. After all, that is why they call a consultant.
A formulated “Why” together with a set of values could help clients very practically right now, in this very second. But they are not in a position to recognize that.
Therefore
… working on fundamental and central “Why” questions in this situation does not help and might even have a harmful effect. Because great resistance would have to be expected. So what should we do?
My answer: Take care of the backlog as quickly as possible — all together! If there is none yet, build one quickly!
Why get to the backlog as soon as possible?
Signal effect/Security
A sigh of relief. Finally, help. And even with a plan! Finally, getting things done without any further ado! Clients feel understood and taken seriously in their distress (at least that is my guess and hope). This is by no means just faked by me. After all, to me also, doing the right things in time is the most important thing.
“Problem Talking creates Problems…”
Situational picture/problem description
Backlog entries describe in detail a confusing, tangled situation. And everything that needs to be done in regard to it. This helps us getting our bearings: What exactly are we talking about? What is the problem or what are the specific problems? How big are they? Are we talking about projects? Tasks? Dependencies? Structures? About everything at the same time? Which of these are important? How serious? Do we already have ideas about what needs to be done and where?
Ability to act
The question of what goes into the backlog and how, the topics and discussions that arise from this — all this is important so that the clients can experience that they are able to act and (of course) able to solve their problems. This is not magic: this way, a large abstract problem becomes visible and manageable in smaller individual packages. A complete solution may not yet be in sight. But at least clients can now see how they can tackle issues one by one.
“…Solution Talking creates Solutions.”
Activate solution ability
Instead of a threatening dark forest, clients slowly see trees again in forest sections that can (and must) be managed. So they broaden their view, feel less and less like victims of the situation, talk less and less about problems, and more and more often about solutions. They trust more and more in their competencies and abilities, they become more flexible and imaginative.
Prioritization
The overview of topics, stories, projects, to-dos, etc. (which becomes finer and finer as time goes on) ensures that prioritization can and must take place now. Here, clients usually notice that they don’t have any useful, conscious criteria for this. This is a good time to talk about what is important and to start working with the Golden Circle: What do we want? What do we need? Why and what for?
This all takes place over some time
…in several steps and loops. In the course, we keep reviewing the elaborated results. At the same time, the clients reflect on the experience to learn from it together.
Thanks to the backlog with its focus on doing, the clients hardly notice this (important) process. They concentrate on problem-solving and good work results. That is what they are interested in. That is the most important thing. And that is the consulting mission.
The good old backlog — simply genius!